Seu negócio em crescimento está enfrentando um processo de ordem ao recebimento complexo, demorado e confuso? Seus parceiros comerciais já utilizam integrações EDI e estão solicitando que você faça o mesmo? Se sim, está na hora de considerar a integração B2B/EDI — uma forma padrão de comunicar diferentes tipos de informação em um formato comum.
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Apesar de sua reputação de complexidade, o EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados) pode economizar significativamente tempo e dinheiro na comunicação entre empresas. Mas como você quantifica esses benefícios?
Este artigo não fornecerá um cálculo exato dos benefícios do EDI para o seu negócio, pois cada empresa é única. Em vez disso, o objetivo é dar a você uma ideia do que o EDI faz bem e onde identificar os fatores de valor.
Vamos lá.
O tempo que você gasta no processo de ordem ao recebimento
Pense em quanto tempo você ou seus funcionários passam por dia inserindo ordens de compra ou pedidos de venda e faturas… ou registrando movimentações de armazém ou transporte, notas de consignação, etc.?
Com o EDI, você geralmente terá uma pessoa para lidar com as compras e outras tarefas. Essa redução na burocracia libera sua equipe para se concentrar em atividades reais de negócios.
O que mais seus funcionários poderiam estar fazendo com esse tempo extra? Eles são as mentes criativas do seu negócio, capazes de impulsionar a inovação e o crescimento. Afinal, não há muita criatividade em criar manualmente uma ordem de compra, não é mesmo?
O potencial de aumentar as vendas ou reduzir oportunidades perdidas ao ter EDI habilitado
Estar configurado com EDI facilita a integração de grandes novos varejistas: muitos nem discutem preços até que você tenha capacidade EDI. Esta é uma fonte clara de valor, pois você pode avaliar imediatamente o tamanho potencial dos pedidos deles.
Com EDI, você pode facilmente adicionar novos parceiros e aumentar as vendas dos existentes simplesmente porque seu processo de ordem ao recebimento é rápido e eficiente. Além disso, o EDI permite que seus clientes exibam todo o seu catálogo online, o que significa listagens de produtos mais abrangentes e maior potencial de vendas.
O potencial de aumentar margens melhorando a eficiência da sua cadeia de suprimentos
Qualquer coisa que aumente as margens é ótimo. Por exemplo, mudar de vendas no atacado em grandes volumes para oferecer automação de drop ship por meio de EDI pode aumentar sua receita em 10 a 25% adicionais do valor de varejo por item vendido para vendedores online. Essa mudança não apenas aprimora seu controle sobre o canal de vendas, mas também aumenta a lucratividade geral.
Você também pode realizar uma análise de custo de atendimento em seus clientes mais valiosos, estimar margens de lucro para cada um e otimizar seus custos operacionais com EDI. Por exemplo, automatizar o processamento de pedidos e o gerenciamento de estoque pode reduzir significativamente as despesas, simplificar as operações e melhorar a eficiência geral.
A melhoria na precisão dos dados está economizando dinheiro de várias formas
Qualquer pessoa que já enviou produtos para um grande varejista e foi penalizada financeiramente sabe que inserir informações incorretas no sistema pode ter consequências custosas se ocorrer um erro. Portanto, evitar a digitação manual de pedidos utilizando EDI realmente reduz o risco de penalidades e créditos.
A precisão dos dados também ajuda no gerenciamento de estoque. Uma empresa que usa EDI para gerenciamento de estoque pode verificar seus estoques diariamente ou até mesmo por hora, fornecendo atualizações em tempo real sobre a movimentação de estoque. Isso acelera o processamento de pedidos e permite uma entrega mais rápida aos clientes por meio da otimização de rotas de entrega. Além disso, reduz drasticamente o tempo necessário para a auditoria anual obrigatória de inventário.
Economia com papel e armazenamento de documentos
Você realmente não quer depender de processos comerciais baseados em papel no século XXI. As empresas que o fazem precisam cobrir custos como impressão de formulários, postagem, sobrecarga administrativa para arquivamento e recuperação, entrada de dados e validação manual de informações. Além disso, há dores de cabeça como disputas de ordens de compra ou pagamentos e reconciliação de faturas devido a erros como caligrafia ilegível e entrada manual de dados. Abandone esses processos ultrapassados e calcule quanto você poderia economizar com EDI.
Além disso, com EDI, não há necessidade de armazenamento físico ou adicional de documentos. Isso torna a recuperação de documentos muito mais fácil e rápida do que lidar com documentos em papel tradicionais ou aqueles armazenados em várias pastas e sistemas.
Considerações finais
Se você deseja quantificar as economias de custos de uma plataforma de integração EDI, precisará realizar um estudo específico para o seu negócio. O que você está buscando alcançar? Pretende utilizar EDI para pedidos de materiais, processamento de pedidos de clientes, previsão ou transferências de grandes arquivos? Ou tudo isso que foi mencionado? Examine o tempo e os custos do que o sistema EDI irá substituir.
Se o seu negócio está crescendo e você está recebendo 10 ou mais pedidos por semana, uma solução de integração EDI é provavelmente a escolha certa.
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